Opret nyt workflow

Sådan opretter du et nyt workflow:

  1. Klik på Workflow.
  2. Klik på Opret ny.
  3. Udfyld følgende felter:
    • Navn: Angiv workflowets navn. Slutbrugerne vil se dette som navnet på tildelingen.
    • (valgfrit) Fra-til: Klik her for at angive start- og slutdato (tidsfrist) for workflowet, og klik på Anvend. Opgaverne vil ikke være tilgængelige for brugeren/brugerne før den angivne startdato. Bemærk: Dette er standarddatoerne for alle opgaver oprettet fra dette workflow, men du kan indstille brugerdefinerede start- og slutdatoer under Brugeropgaver. Se Rediger workflowdetaljer nedenfor.
    • (valgfrit) Validator: Klik her for at vælge en validator. Start med at indtaste et navn for at søge, eller klikke på pilknappen for at vise en liste over brugere.
    • (valgfrit) Godkender: Klik her for at vælge en godkender. Start med at indtaste et navn for at søge, eller klikke på pilknappen for at vise en liste over brugere.
  4. Klik på Vælg skabeloner. Klik her for at vælge den eller de ønskede skabeloner, der skal føjes til workflowet. Det er de scenarier/budgetversioner, som slutbrugerne vil redigere. Brug kategorierne og søgefeltet til at filtrere listen over budgetskabeloner.
  5. Klik på OK, når du er færdig. Skabelonerne vises i workflowskærmbilledet.
  6. Klik på Vælg firmaer. Vælg de firmaer, der skal medtages i workflowet. BEMÆRK: Hvis du kun har ét firma, ser du ikke knappen Vælg firmaer, og du vil kun have én fane for dit firma.
  7. Klik på OK. Hvert firma vises i en særskilt fane.
  8. Klik på en firmafane, og vælg de relevante parametre under Standardparametre, ELLER vælg Lad brugeren bestemme for at lade brugerne vælge hvilke dele af budgetskabelonen, de vil arbejde på. De tilgængelige parametre kan variere afhængigt af den valgte skabelon.
  9. Under Brugeropgaver: Klik på Vælg brugere, og vælg de brugere, du vil tildele budgetskabelonen:
    • Søg: Begynd at indtaste et navn for at filtrere listen over brugere.
    • Roller: Klik på en rolle for at vælge alle brugere fra en rolle.
    • Brugere: Vælg individuelle brugere.
  10. Klik på OK, når du er færdig.
  11. (valgfrit) Rediger workflowparametrene for individuelle brugere som beskrevet nedenfor.
  12. (valgfrit) Hvis du har tilføjet flere firmaer, skal du klike på den næste firmafane og gentage trin 8-11. Du kan spare tid ved at kopiere indstillingerne fra det første firma til andre firmaer som beskrevet nedenfor.
  13. Klik på  Gem.
  14. Klik på  Udgivfor at sende opgaverne til de valgte brugere.

Du kan vise status for workflowet ved at vælge det på workflowlisten og klikke på Status.

Kopiér til firmaer

Hvis de samme parametre og brugere skal anvendes på tværs af flere firmaer, kan du kopiere disse indstillinger til andre firmaer. Det gøres på følgende måde:

  1. Vælg firmafanen med de indstillinger, du vil kopiere.
  2. Klik på (på højre side), og vælgKopiér til firmaer. Dialogboksen Kopiér fravises.
  3. Vælg et eller flere firmaer.
  4. Klik på OK. Indstillingerne kopieres til de valgte firmaer.

Du kan redigere indstillingerne for hvert firma efter behov.

Rediger workflowdetaljer

Når du har indstillet standardparametrene for et firma, vil alle valgte brugere (for det aktuelle firma) nedarve standardparametrene. Du kan dog tilpasse parametrene for individuelle brugere. Desuden kan du også redigere start- og slutdatoerne. Du har følgende valgmuligheder:

  • Klik på for at fravælge en skabelon for en bruger.
  • Sådan redigerer du parametre og tidsfrister:
    1. Hold musemarkøren over et af de følgende afsnit af tabellen Brugeropgaver:
      • Række (bruger): Indstillinger for alle aktive skabeloner for denne bruger.
      • Kolonne (skabelon): Indstillinger for alle aktive brugere for denne skabelon.
      • Skæringspunkt (brugernavn/skabelon): Indstillinger kun for denne bruger og denne skabelon.
    2. Klik på Rediger.
    3. I feltet Fra-til skal du vælge en ny start- og slutdato (tidsfrist) for workflowet, og klikke på Anvend.
    4. Under Parametre skal du fravælge () Nedarv denne parameter og indtaste en ny parameter eller vælge Lad brugeren bestemmer.
    5. Klik på OK, når du er færdig. Kolonner/rækker/celler med brugerdefinerede indstillinger markeres med blåt.
    6. Klik på ned-pilen () ved siden af en bruger for at vise de brugerdefinerede indstillinger.

Overlappende indstillinger

Hvis du angiver overlappende indstillinger (én indstilling for en række bruger- og en anden indstilling for en kolonne/skabelon), prioriteres indstillingerne i denne rækkefølge:

  1. Skæringspunkt (brugernavn/skabelon)
  2. Række (bruger)
  3. Kolonne (skabelon)
  4. Standardparametre og Fra-til-dato for workflowet.

Dupliker workflow

  1. Klik på et eksisterende workflow.
  2. Klik på  Dupliker.
  3. Indtast et navn for det nye workflow i feltet Workflownavn.
  4. Klik på Dupliker.