Organisere leiere i grupper: Eksempel

For større organisasjoner, for eksempel regnskapsfirmaer, kan det være lurt å organisere leierne i grupper. I dette eksempelet har regnskapsfirmaet «NonStop Accounting» tre regnskapsførere, Mathias, Nora og William. De er alle ansvarlige for tre selskaper. De kunne deretter definere gruppene og leierne som vist på bildet nedenfor:

 

 

NonStop Accounting har nå definert følgende:

  • Opprettet tre grupper: Team Mathias, Team Nora og Team William. Se Opprette ny gruppe.
  • Mathias, Nora og William er gruppeadministratorer og har alle leiertillatelser for gruppen de er ansvarlige for. Se Legge til flere brukere. På denne måten kan de administrere brukere og data for alle leiere i gruppen sin.
  • Opprettet tre leiere for selskapene de er ansvarlige for: Selskap A, Selskap B osv. Se Opprette en ny leier.

Ved å sette opp en struktur som dette kan brukerne enkelt legges til alle leiere i en gruppe. Når en bruker er lagt til som en gruppebruker, blir han/hun automatisk lagt til som en bruker i alle leiere i denne gruppen. TIPS: Dette kan være svært praktisk. Hvis William for eksempel er borte eller forlater selskapet, kan han legge til Nora eller Mathias i gruppen, så får de automatisk tilgang til alle leietakere i gruppen.

  • Ved å gi brukere Alle leiertillatelser får de administratorrettigheter for alle leiere i denne gruppen. På denne måten kan de administrere lisenser, brukere og roller på leiernivå.
  • Ved å gi brukere Gruppeadministrator-rettigheter får de administratorrettigheter på gruppenivå. På denne måten kan de administrere gruppebrukere, opprette nye leiere og undergrupper. I tillegg kan de administrere lisenser på gruppenivå.

 

MERK: På fanen Brukere er gruppebrukere på leiernivå angitt med et lås-ikon. Gruppebrukere med Alle leiertillatelser og/eller Gruppeadministrator-rettigheter arver alltid tillatelser og datatilgang fra gruppenivået. Modultilgang angis alltid på gruppenivå for gruppebrukere.

 

Figur: Fanen Brukere på leiernivå viser gruppebrukeren William. Hans tillatelser og data og modultilgang gis på gruppenivå.

 

Organisere leiere og grupper i trestrukturen

Du kan bruke dra og slipp for å organisere leierne i gruppene i trestrukturen. Du kan for eksempel flytte leierne fra en gruppe til en annen. I tillegg kan du ha en leier i flere grupper hvis du vil. Når du flytter eller legger til en leier i en gruppe, legges gruppebrukerne automatisk til i leieren du legger til eller flytter. MERK: Denne funksjonaliteten er bare tilgjengelig for brukere med delte lisenser.

Flytte leier til en annen gruppe

Slik flytter du en leier til en annen gruppe:

  1. Klikk på og dra leieren til toppteksten for gruppen.
  2. Velg Flytt hit

Gruppebrukerne i målgruppen vil automatisk bli lagt til som leierbrukere. MERK: Hvis du flytter en leier fra én gruppe til en annen, fjernes gruppebrukerne fra den opprinnelige gruppen fra leieren.

 

Legge til leier i en annen gruppe

Slik legger du til en leietaker i en annen gruppe samtidig som du beholder leieren i den opprinnelige gruppen:

  1. Klikk på og dra leieren til toppteksten for gruppen.
  2. Velg Legg til her

Du vil nå ha leieren i begge gruppene. Gruppebrukere vil automatisk bli lagt til som leierbrukere.