Organiseer omgevingen in groepen: Een voorbeeld

Voor grotere organisaties, zoals accountantskantoren, kan het een goed idee zijn om uw omgevingen in groepen te organiseren. In dit voorbeeld heeft het accountantskantoor “NonStop Accounting” drie accountants, Mathias, Nora en William. Ze zijn elk verantwoordelijk voor drie bedrijven. In dit geval kunnen ze de groepen en omgevingen instellen zoals staat in de onderstaande afbeelding:

NonStop Accounting heeft het als volgt opgezet:

• Drie groepen aangemaakt; Team Mathias,, Team Nora en Team William. Zie Nieuwe groep aanmaken.
• Mathias, Nora en William zijn groepsbeheerders en hebben alle omgevingsmachtigingen voor de groep waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Zie Groepsgebruikers toevoegen. Op deze manier kunnen ze gebruikers en gegevens beheren voor alle omgevingen binnen hun groep.
• Creëerde drie omgevingen voor de bedrijven waarvoor ze verantwoordelijk zijn; Bedrijf A, Bedrijf B, enz. Zie Een nieuwe omgeving aanmaken.

Door een structuur als deze op te zetten, kunnen gebruikers eenvoudig worden toegevoegd aan alle omgevingen in een groep. Wanneer een gebruiker wordt toegevoegd als een groep gebruiker, worden deze automatisch toegevoegd als gebruiker in alle omgevingen in die groep. HINT: Dit kan heel handig zijn wanneer bijvoorbeeld William weg is of het bedrijf verlaat, dan kan hij Nora of Mathias aan zijn groep toevoegen en krijgen ze automatisch toegang tot alle omgevingen in zijn groep.

• Door gebruikers alle omgevingsmachtigingen te geven, krijgen ze beheerdersrechten voor alle omgevingen in die groep. Op deze manier kunnen ze licenties, gebruikers en rollen beheren op omgevingsniveau.
• Door gebruikers Groepsbeheerdersrechten te geven, krijgen ze beheerdersrechten op groepsniveau. Op deze manier kunnen ze groepsgebruikers beheren en nieuwe omgevingen en subgroepen aanmaken. Daarnaast kunnen ze licenties beheren op groepsniveau.

LET OP: Op omgevingsniveau worden groepsleden op het tabblad Gebruikers aangegeven met een  hangslotpictogram. Groepsgebruikers met Alle omgevingsmachtigingen en/of Groepsbeheerdersrechten nemen altijd hun machtigingen en gegevenstoegangen over van groepsniveau. Toegang tot modules wordt voor groepsgebruikers altijd ingesteld op groepsniveau.

Afbeelding: Gebruikerstabblad op omgevingsniveau met de groepsgebruiker William. Zijn machtigingen en gegevens- en moduletoegangen zijn bepaald op groepsniveau.

Omgevingen en groepen in de boomstructuur ordenen

U kunt met slepen en neerzetten de omgevingen in uw groepen in de boomstructuur te ordenen. U kunt bijvoorbeeld uw omgevingen van de ene groep naar de andere verplaatsen. Daarnaast kunt u desgewenst een omgeving in meerdere groepen hebben. Wanneer u een omgeving verplaatst of toevoegt aan een groep, worden de groepsgebruikers automatisch toegevoegd aan de omgeving die u toevoegt of verplaatst. LET OP: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers met gedeelde licenties.

Omgeving verplaatsen naar een andere groep

Zo verplaatst u een omgeving naar een andere groep:

1. Klik op de omgeving en sleep deze naar de groepskop.
2. Selecteer de Naar hier verplaatsen

De groepsgebruikers in de doelgroep worden automatisch toegevoegd als omgevingsgebruikers. LET OP: Als u een omgeving van de ene groep naar de andere verplaatst, worden de groepsgebruikers uit de oorspronkelijke groep verwijderd uit de omgeving.

Omgeving aan een andere groep toevoegen

Een omgeving toevoegen aan een andere groep, terwijl de omgeving in de oorspronkelijke groep blijft, doet u op de volgende wijze:

1. Klik op de omgeving en sleep deze naar de groepskop.
2. Selecteer Hier toevoegen

U heeft nu de omgeving in beide groepen. De groepsgebruikers worden automatisch toegevoegd als omgevingsgebruikers.